Privacy policyKebijakan privasi

This notice explains how stockflow collects, uses, shares, keeps and protects personal data on the website stockflow.systems, in the web app at app.stockflow.systems and in the stockflow Telegram bots. It is written to be read by a person, not only by a lawyer.

Pemberitahuan ini menjelaskan cara stockflow mengumpulkan, memakai, membagikan, menyimpan dan melindungi data pribadi di situs stockflow.systems, di aplikasi web app.stockflow.systems dan di bot Telegram stockflow. Pemberitahuan ini ditulis agar mudah dipahami, bukan hanya oleh ahli hukum.

stockflow is a platform for orders, production, warehouse stock, delivery and invoicing, built and run by DOT Systems in Jakarta, Indonesia. For any question about your personal data, write to admin@stockflow.systems.

stockflow adalah platform untuk pesanan, produksi, stok gudang, pengiriman dan penagihan, yang dibangun dan dijalankan oleh DOT Systems di Jakarta, Indonesia. Untuk setiap pertanyaan tentang data pribadi Anda, kirim email ke admin@stockflow.systems.

Each business that uses stockflow is a tenant. A tenant decides why and how its own business data is processed: its customers, delivery addresses, contact people, staff and orders. For that data the tenant is the Personal Data Controller and DOT Systems is its Personal Data Processor, acting only on the tenant's instructions and its agreement with us.

DOT Systems is the controller for the stockflow.systems website, the sign in accounts we create, the website visit counting, the Meta Pixel and the email we send on our own behalf.

If you are a customer, driver or employee of a tenant and want to use your rights over data the tenant keeps, contact that tenant first. We will help the tenant answer you.

Setiap usaha yang memakai stockflow adalah tenant. Tenant menentukan tujuan dan cara pemrosesan data usahanya sendiri: pelanggan, alamat pengiriman, kontak PIC, karyawan dan pesanan. Untuk data tersebut tenant adalah Pengendali Data Pribadi dan DOT Systems adalah Prosesor Data Pribadi, yang bertindak hanya atas instruksi tenant dan perjanjian dengan kami.

DOT Systems adalah pengendali untuk situs stockflow.systems, akun masuk yang kami buat, penghitungan kunjungan situs, Meta Pixel dan email yang kami kirim atas nama kami sendiri.

Jika Anda pelanggan, sopir atau karyawan sebuah tenant dan ingin memakai hak Anda atas data yang disimpan tenant itu, hubungi tenant tersebut lebih dulu. Kami akan membantu tenant menjawab Anda.

We collect only what a stated purpose needs.

Account data

Name, email address, language, roles in each organisation, and a password you set yourself through a one time invite link. We store a bcrypt hash of the password, never the password. Optionally a phone number entered by your organisation.

Tenant business data

Orders, stock and stock movements, recipes and bills of materials, production runs, purchases and suppliers, invoices and payments, customers, delivery addresses with a map pin, and the contact person (PIC) name and phone number for a delivery. Complaints and notes that staff type.

Driver data

The Telegram user id and chat id that link a driver's Telegram account, check in locations when a driver taps Start, Arrived or Done, live location during a shift only if the driver chooses to share it, delivery photos, the recipient's name, and cash collected.

Website analytics and activity

On stockflow.systems and the public sign in, invite and delivery tracking pages: the page, the landing section read, the button clicked, the referring site and campaign tags, a device class (phone, tablet or desktop) and a coarse country. A visit is counted with a hash of your IP address and browser that uses a salt we replace every day, so it cannot be linked across days. The IP address itself is not stored, and no cookie is set for this. Inside the app we record, against your account, the pages you open and key actions such as sign in, creating an order, locking a delivery plan, printing a delivery order, finishing a production run, approving a purchase and recording a payment, so your organisation's owner can see who did what.

Meta Pixel and Conversions API

Only after you click Accept, the Meta Pixel runs on stockflow.systems, the sign in page and invite pages. It sends Meta the page you view, the sections you read, a Talk to us click and a completed invite, with Meta's own cookies. Each event has an id, and our server may send the same event to Meta through the Conversions API with your IP address, browser and the Meta cookie ids, so Meta counts it once. The pixel never runs inside the signed in app or on a customer's delivery tracking page.

Emails

Invites, notices and replies we send, and a log of each email: address, subject, type and whether it was delivered.

Assistant

Questions you ask the stockflow assistant in the app or in Telegram, and its answers.

Kami hanya mengumpulkan data yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan.

Data akun

Nama, alamat email, bahasa, peran di setiap organisasi, dan kata sandi yang Anda buat sendiri lewat tautan undangan sekali pakai. Kami menyimpan hash bcrypt dari kata sandi, tidak pernah kata sandinya. Nomor telepon bila diisi oleh organisasi Anda.

Data usaha tenant

Pesanan, stok dan pergerakan stok, resep dan daftar bahan, produksi, pembelian dan pemasok, faktur dan pembayaran, pelanggan, alamat pengiriman dengan titik peta, serta nama dan nomor telepon PIC pengiriman. Komplain dan catatan yang diketik staf.

Data sopir

User id dan chat id Telegram yang menghubungkan akun Telegram sopir, lokasi saat sopir menekan Mulai, Tiba atau Selesai, lokasi langsung selama jam kerja hanya jika sopir memilih membagikannya, foto serah terima, nama penerima, dan uang tunai yang diterima.

Analitik situs dan aktivitas

Di stockflow.systems dan halaman publik masuk, undangan dan lacak pengiriman: halaman, bagian halaman yang dibaca, tombol yang diklik, situs perujuk dan tag kampanye, jenis perangkat (ponsel, tablet atau desktop) dan negara secara kasar. Kunjungan dihitung dengan hash alamat IP dan browser Anda memakai garam yang kami ganti setiap hari, sehingga tidak bisa dihubungkan antarhari. Alamat IP tidak disimpan, dan tidak ada cookie untuk keperluan ini. Di dalam aplikasi kami mencatat, pada akun Anda, halaman yang Anda buka dan aksi penting seperti masuk, membuat pesanan, mengunci rencana pengiriman, mencetak surat jalan, menyelesaikan produksi, menyetujui pembelian dan mencatat pembayaran, agar pemilik organisasi Anda dapat melihat siapa melakukan apa.

Meta Pixel dan Conversions API

Hanya setelah Anda menekan Setuju, Meta Pixel berjalan di stockflow.systems, halaman masuk dan halaman undangan. Pixel mengirim ke Meta halaman yang Anda lihat, bagian yang Anda baca, klik Hubungi kami dan undangan yang selesai, dengan cookie milik Meta. Setiap event punya id, dan server kami dapat mengirim event yang sama ke Meta lewat Conversions API beserta alamat IP, browser dan id cookie Meta Anda, agar Meta menghitungnya sekali. Pixel tidak pernah berjalan di dalam aplikasi setelah masuk atau di halaman lacak pengiriman pelanggan.

Email

Undangan, pemberitahuan dan balasan yang kami kirim, serta catatan setiap email: alamat, subjek, jenis dan status pengirimannya.

Asisten

Pertanyaan yang Anda ajukan ke asisten stockflow di aplikasi atau di Telegram, beserta jawabannya.

Article 20 of UU PDP lists the legal bases for processing. These are the ones stockflow relies on.

• Performance of a contract with the tenant, and the steps it asks for: accounts, business data, driver data, emails that make the service work, and the assistant.
• Legitimate interests, balanced against your rights: the cookie free visit counting, the in app activity log for owners, security logs and failed sign in counts. You can object, see section 11.
• Consent, freely given and withdrawable at any time: the Meta Pixel and the Conversions API, and a driver's live location during a shift.
• Legal obligation: invoices, payments and other records that Indonesian tax and accounting law requires a business to keep.

Pasal 20 UU PDP mengatur dasar pemrosesan data pribadi. Berikut dasar yang dipakai stockflow.

• Pelaksanaan perjanjian dengan tenant, dan langkah yang diminta tenant: akun, data usaha, data sopir, email yang membuat layanan berjalan, dan asisten.
• Kepentingan yang sah, yang ditimbang terhadap hak Anda: penghitungan kunjungan tanpa cookie, log aktivitas di aplikasi untuk pemilik, log keamanan dan jumlah gagal masuk. Anda dapat mengajukan keberatan, lihat bagian 11.
• Persetujuan yang diberikan secara bebas dan dapat ditarik kapan saja: Meta Pixel dan Conversions API, serta lokasi langsung sopir selama jam kerja.
• Kewajiban hukum: faktur, pembayaran dan catatan lain yang wajib disimpan usaha menurut hukum pajak dan akuntansi Indonesia.

We do not sell personal data. We share it only with the providers below, and only for the purpose named.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami hanya membagikannya kepada penyedia di bawah ini, dan hanya untuk tujuan yang disebutkan.

We may also disclose data where Indonesian law requires it, for example on a valid order from a court or a competent authority.

Kami juga dapat mengungkapkan data jika diwajibkan hukum Indonesia, misalnya atas perintah sah dari pengadilan atau instansi yang berwenang.

Data of Indonesian tenants is stored on a server in Jakarta. Data of US tenants is stored on a server in the United States. Some providers in section 6 (Telegram, Meta, TomTom, the map services and Google Fonts) operate outside Indonesia. Where data leaves Indonesia we follow Article 56 of UU PDP and check that the receiving side protects it at an equal or higher level, or rely on your consent where that applies.

Data tenant Indonesia disimpan di server di Jakarta. Data tenant Amerika Serikat disimpan di server di Amerika Serikat. Sebagian penyedia di bagian 6 (Telegram, Meta, TomTom, layanan peta dan Google Fonts) beroperasi di luar Indonesia. Bila data keluar dari Indonesia, kami mengikuti Pasal 56 UU PDP dan memastikan pihak penerima melindunginya dengan tingkat yang setara atau lebih tinggi, atau berdasarkan persetujuan Anda bila berlaku.

The website counts visits without any cookie. These are the only items stored in your browser.

Situs menghitung kunjungan tanpa cookie. Berikut satu satunya data yang disimpan di browser Anda.

A Global Privacy Control signal from your browser counts as Decline. You can change your choice here at any time.

Sinyal Global Privacy Control dari browser Anda dianggap sebagai Tolak. Anda dapat mengubah pilihan di sini kapan saja.

Every tenant's data is kept apart by row level security in the database, and a test proves one tenant cannot read another's rows. Traffic is encrypted with TLS. Passwords are stored as bcrypt hashes. Bot tokens, email passwords and API keys are encrypted at rest and never shown again after they are saved. The database listens only inside the server. Only people who need access to run the service have it. No system is free of risk, and we tell you if a failure affects you (section 12).

Data setiap tenant dipisahkan dengan row level security di basis data, dan sebuah uji membuktikan satu tenant tidak dapat membaca data tenant lain. Lalu lintas dienkripsi dengan TLS. Kata sandi disimpan sebagai hash bcrypt. Token bot, kata sandi email dan kunci API dienkripsi saat disimpan dan tidak ditampilkan lagi setelah disimpan. Basis data hanya dapat diakses dari dalam server. Hanya orang yang perlu menjalankan layanan yang mendapat akses. Tidak ada sistem yang bebas risiko, dan kami akan memberi tahu Anda bila terjadi kegagalan yang berdampak pada Anda (bagian 12).

Under Articles 5 to 13 of UU PDP you have the right to:

• Information about who processes your data, why and on what basis.
• Access a copy of your personal data.
• Correction of data that is wrong or incomplete.
• Deletion or destruction, and to stop processing, unless the law requires us to keep it.
• Withdraw consent at any time, with the button in section 9 or by email.
• Object to processing based on legitimate interests, and to decisions made only by automated processing.
• Restrict or delay processing.
• Data portability, a copy in a common machine readable format.
• Claim compensation for a violation of your data rights.

To use a right, email admin@stockflow.systems, say which right, and tell us the email address or Telegram account it concerns. We confirm who you are first, then answer within 3 x 24 hours for access, correction and deletion requests where UU PDP sets that limit, and in any case within 30 days. For data a tenant keeps about you, we pass the request to that tenant and help it answer.

Berdasarkan Pasal 5 sampai 13 UU PDP Anda berhak untuk:

• Mendapat informasi tentang siapa yang memproses data Anda, untuk apa dan atas dasar apa.
• Mengakses salinan data pribadi Anda.
• Memperbaiki data yang salah atau tidak lengkap.
• Menghapus atau memusnahkan data, dan menghentikan pemrosesan, kecuali hukum mewajibkan kami menyimpannya.
• Menarik persetujuan kapan saja, dengan tombol di bagian 9 atau lewat email.
• Mengajukan keberatan atas pemrosesan berdasarkan kepentingan yang sah, dan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis.
• Membatasi atau menunda pemrosesan.
• Portabilitas data, salinan dalam format umum yang dapat dibaca mesin.
• Menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran hak data Anda.

Untuk memakai hak tersebut, kirim email ke admin@stockflow.systems, sebutkan haknya, dan alamat email atau akun Telegram yang dimaksud. Kami memastikan identitas Anda lebih dulu, lalu menjawab dalam 3 x 24 jam untuk permintaan akses, perbaikan dan penghapusan bila UU PDP menetapkan batas itu, dan dalam hal apa pun paling lambat 30 hari. Untuk data yang disimpan tenant tentang Anda, kami meneruskan permintaan ke tenant tersebut dan membantunya menjawab.

If a failure of personal data protection happens, UU PDP requires a written notice to the people affected and to the authority within 3 x 24 hours (72 hours). We will say what data was involved, when and how it happened, and what we are doing about it. For tenant data we tell the tenant at once so it can meet the same deadline.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, UU PDP mewajibkan pemberitahuan tertulis kepada orang yang terdampak dan kepada lembaga berwenang paling lambat 3 x 24 jam (72 jam). Kami akan menyebutkan data yang terlibat, kapan dan bagaimana kejadiannya, serta langkah yang kami ambil. Untuk data tenant, kami segera memberi tahu tenant agar tenant dapat memenuhi tenggat yang sama.

stockflow.systems is a public site, so the GDPR and the UK GDPR may apply to a visit from those regions or to a tenant there. Everything above applies to you. The legal bases match: contract for accounts and business data (Article 6(1)(b)), legitimate interests for cookie free counting and the activity log (Article 6(1)(f)), and consent for the Meta Pixel (Article 6(1)(a)). The pixel never loads before you accept. For transfers outside your region we rely on adequacy decisions or the European Commission's standard contractual clauses. You may complain to your local data protection authority.

stockflow.systems adalah situs publik, sehingga GDPR dan UK GDPR dapat berlaku untuk kunjungan dari wilayah tersebut atau untuk tenant di sana. Semua ketentuan di atas berlaku untuk Anda. Dasar hukumnya sepadan: perjanjian untuk akun dan data usaha (Pasal 6(1)(b)), kepentingan yang sah untuk penghitungan tanpa cookie dan log aktivitas (Pasal 6(1)(f)), dan persetujuan untuk Meta Pixel (Pasal 6(1)(a)). Pixel tidak pernah dimuat sebelum Anda setuju. Untuk transfer ke luar wilayah Anda kami mengandalkan keputusan kecukupan atau klausul kontrak standar Komisi Eropa. Anda dapat mengadu ke otoritas pelindungan data setempat.

For US tenants and visitors from California, the CCPA as amended by the CPRA may apply. The categories we collect, use, keep and disclose are those in sections 4 to 8. You have the right to know, to access, to delete, to correct, and to opt out of the sale or sharing of personal information. We do not sell personal information. Sending website events to Meta can count as sharing for cross context behavioural advertising. It happens only after you click Accept, and you can opt out by declining, with the button in section 9, or with a Global Privacy Control signal. We will not treat you differently for using these rights. For a US tenant's business data, DOT Systems acts as a service provider to that tenant.

Untuk tenant di Amerika Serikat dan pengunjung dari California, CCPA yang diubah oleh CPRA dapat berlaku. Kategori data yang kami kumpulkan, pakai, simpan dan ungkapkan tercantum di bagian 4 sampai 8. Anda berhak untuk mengetahui, mengakses, menghapus, memperbaiki, dan menolak penjualan atau pembagian informasi pribadi. Kami tidak menjual informasi pribadi. Pengiriman event situs ke Meta dapat dianggap sebagai pembagian untuk iklan perilaku lintas konteks. Hal itu hanya terjadi setelah Anda menekan Setuju, dan Anda dapat menolaknya dengan menekan Tolak, dengan tombol di bagian 9, atau dengan sinyal Global Privacy Control. Kami tidak akan memperlakukan Anda berbeda karena memakai hak ini. Untuk data usaha tenant Amerika Serikat, DOT Systems bertindak sebagai penyedia layanan bagi tenant tersebut.

stockflow is a business tool for adults. We do not knowingly collect personal data of children. If you believe a child's data reached us, email us and we will delete it.

stockflow adalah alat kerja untuk orang dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Jika Anda yakin data anak sampai kepada kami, kirim email kepada kami dan kami akan menghapusnya.

We update this notice when stockflow, our providers or the law change, and we change the date at the top. A change that needs new consent will ask for it again.

Kami memperbarui pemberitahuan ini bila stockflow, penyedia kami atau hukum berubah, dan kami mengubah tanggal di bagian atas. Perubahan yang memerlukan persetujuan baru akan meminta persetujuan lagi.

DOT Systems, Jakarta, Indonesia. Questions and requests about personal data: admin@stockflow.systems.

DOT Systems, Jakarta, Indonesia. Pertanyaan dan permintaan tentang data pribadi: admin@stockflow.systems.